สร้างทีมเสมือนห้องฉุกเฉิน: เคล็ดลับจาก Harvard Business School ในการสร้างความคล่องตัวในยุค AI

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เต็มไปด้วยความไม่แน่นอน การแข่งขันที่ดุเดือดยิ่งขึ้น และความท้าทายใหม่ๆ Harvard Business School แนะนำการสร้างทีมในองค์กรให้เหมือน ‘ห้องฉุกเฉิน’ เพื่อให้องค์กรมีความยืดหยุ่นและสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว 

ในเศรษฐกิจโลกที่เชื่อมโยงและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นภาวะเศรษฐกิจถดถอย ความตึงเครียดทางภูมิรัฐศาสตร์ ภัยพิบัติทางธรรมชาติ หรือแม้กระทั่งโรคระบาด ซึ่งสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้ล้วนต้องการการรับมือการที่รวดเร็ว ฉับไวและทันสมัย ตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดคือ การระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้ธุรกิจร้านค้าต้องปรับปรุงโมเดลทางธุรกิจของพวกเขาเพื่อให้อยู่รอด ไม่ว่าจะเป็น การเพิ่มช่องทางการขายออนไลน์ การกำหนดนโยบายเรื่องความปลอดภัยในการดำเนินการ การตอบสนองต่อพฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนไปอย่างมาก 

ความสามารถในการปรับตัว การสร้างหรือใช้นวัตกรรมใหม่ๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับร้านค้าที่จะประสบความสำเร็จท่ามกลางสภาวะเหล่านี้ การทำงานแบบดั้งเดิมที่มีกำหนดตายตัวและไม่มีการปรับเปลี่ยน มักไม่เพียงพอที่จะรับมือกับความท้าทายมใหม่ๆ ในภูมิทัศน์ธุรกิจในปัจจุบัน ในทุกอุตสาหกรรม ด้วยเหตุนี้ Harvard Business School จึงเสนอให้จัดตั้งทีมแบบห้องฉุกเฉินเพื่อก้าวข้ามอุปสรรคและความท้าทายเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการแบบดั้งเดิมเน้นการทำซ้ำ Repetition)

การกำหนดแบบแผนหรือมาตรฐานที่ชัดเจน (Standardization)

แต่แต่การจัดการสมัยใหม่นั้นต้องอาศัย การทดลอง (Experimentation) ความหลากหลาย (Diversity) และความคิดสร้างสรรค์ (Creativity)

โครงสร้างองค์กรหรือทีมที่ไม่ยืดหยุ่นไม่เหมาะกับสภาพแวดล้อมที่ปรับเปลี่ยนตลอดเวลาในปัจจุบันแล้ว องค์กรต้องอาศัยความยืดหยุ่น ความรวดเร็ว และนวัตกรรม เพื่อที่จะสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันได้

อาศัยต้นแบบจากพลวัตของห้องฉุกเฉิน ทีมที่จำเป็นสำหรับองค์กรในยุคนี้คือ “Dynamic Team” หรือทีมที่ให้ความสำคัญการตัดสินใจหรือการตอบโต้ที่รวดเร็ว การทำงานร่วมกันระหว่างหลายสายงาน (Cross-functional collaboration) เฉกเช่นเดียวกันกับการที่ทีมห้องฉุกเฉินวินิจฉัยและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอย่างรวดเร็วเพื่อช่วยเหลือผู้ป่วย Dynamic Team นี้ก็จำเป็นที่จะต้องรับมือกับความท้าทายได้อย่างรวดเร็ว เพื่อความสามารถในการอยู่รอดขององค์กรในระยะยาว

บริษัทยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีที่โดดเด่นจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น Google, Amazon หรือ Meta ล้วนได้นำแนวทางนี้ไปใช้อย่างแพร่หลายในหลายๆ ส่วนขององค์กร โดยเน้นย้ำถึงความเป็นไปได้ (Feasibility) และประสิทธิผล (Effectiveness) ขั้นตอนง่ายๆ ที่ธุรกิจไทยสามารถนำวิธีการนี้ไปใช้มีดังนี้:

1. เริ่มต้นจากส่วนเล็กๆ ในองค์กร และเลือกแผนกที่เหมาะสม:

การเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรมักเป็นเรื่องที่ท้าทาย การเลือกแผนกใด หรือทีมเล็กๆ ทีมใดทีมหนึ่ง มาเป็นโครงการนำร่องเพื่อแสดงให้เห็นถึงความสำเร็จ จะทำให้มีโอกาสที่จะกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงในองค์กรในวงกว้างได้ง่ายยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกแผนกที่จะเหมาะสมกับแนวทาง ‘Dynamic Team’ นี้ บางแผนก (เช่น การผลิต) อาจจะได้ประโยชน์จากการทำซ้ำที่มีแบบแผน (Standardized repetition) เพื่อให้เกิด Economy of Scale มากกว่าได้รับประโยชน์จากความยืดหยุ่นและการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

2. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน:

หลังจากระบุแผนกหรือทีมในองค์กรที่จะลองประยุกต์ใข้ “Dynamic Team” ได้แล้ว ผู้บริหารจะต้องมีทิศทางและกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น การให้วัตถุประสงค์เช่น “เราสร้างทีมนี้ขึ้นมา เพื่อตอบสนองต่อคู่แข่งหรือภัยคุกคามทางธุรกิจต่างๆ อย่างรวดเร็ว” อาจไม่เพียงพอ คำถามต่อไปนี้สามารถเป็นแนวทางที่ใช้ในการเพิ่มความชัดเจนให้แก่ทีมได้:

• แง่มุมใดของธุรกิจ (เช่น ยอดขายที่ลดลง คู่แข่งที่มีนวัตกรรมใหม่ๆ ฯลฯ) ที่ต้องได้รับการเข้าไปแก้ไขอย่างเร่งด่วน?

• เราจะกำหนด KPIs หรือ OKRs ของทีมนี้อย่างไร? ผลลัพธ์แบบใดที่ได้จากทีมนี้จึงจะเรียกว่า ‘สำเร็จ’?

• Key milestones ที่ทีมจะต้องบรรลุในแต่ละช่วงคืออะไร?

• ทีมนี้ต้องประเมินความคืบหน้าบ่อยแค่ไหน? ประเมินอย่างไร?

• ‘ความสำเร็จ’ หรือ ‘ความล้มเหลว’ ของทีมนี้มีผลกระทบอะไรกับองค์กรบ้าง?

3. เลือกทีมที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์:

เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนได้แล้ว ผู้บริหารองค์กรมีหน้าที่เลือกสมาชิกในทีมนี้ให้เหมาะสม ทีมผู้บริหารมากประสบการณ์อาจะไม่ใช่คำตอบ หรือ ทีมคนรุ่นใหม่ที่มีความสามารถที่มีแนวคิดสร้างสรรค์และมีมุมมองใหม่ๆ อาจขาดประสบการณ์ที่จำเป็น การผสมผสานระหว่างความเชี่ยวชาญของผู้บริหารที่เปิดกว้างและความคิดสร้างสรรค์ของคนรุ่นใหม่อาจเป็นการผสมผสานที่ทีมนี้ต้องการ 

4. สื่อสารกับทีมให้ชัดเจน โดยใช้การเปรียบเทียบกับ ‘ห้องฉุกเฉิน’:

การสื่อสารวัตถุประสงค์ของการจัดตั้งทีมเหล่านี้อย่างมีประสิทธิผลเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ การใช้การเปรียบเทียบกับ "ห้องฉุกเฉิน" จะทำให้ทีมเข้าใจ concept และเห็นภาพได้ดียิ่งขึ้น และยังมีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้ข้อความที่ไม่เจาะจง ไม่เห็นภาพเช่น ข้อความที่เราอาจได้ยินบ่อยๆ ในการประชุมอย่าง "เราสร้างทีมนี้เพื่อให้สามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว"

การสร้างทีมที่มีลักษณะคล้ายห้องฉุกเฉินช่วยส่งเสริมความคล่องตัวขององค์กรที่จำเป็นในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้นในยุคแห่งปัญญาประดิษฐ์ (AI) ความสามารถในการปรับตัว การทำงานร่วมกันข้ามแผนกในทีมที่มีความหลากหลาย (Cross-functional, diverse team) ความฉับไว ช่วยให้องค์กรไม่เพียงแต่ก้าวข้ามความไม่แน่นอนต่างๆ ในโลกที่มีความผันผวนมากขึ้นเรื่อยๆเท่านั้น แต่ยังช่วยให้องค์กรสามารถประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนอีกด้วย

ที่มา: Harvard Business School, บทวิเคราะห์ของ MultiPrime Consulting